Sa oled siin

Isikuandmete töötlemine

Isikuandmete töötlemine Riigikantseleis

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Riigikantseleis ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

NB! Alljärgnev teave ei hõlma:

  • juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega;
  • isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele Riigikantselei veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda Riigikantselei (välislingid).

Vabariigi Valitsuse ja Riigikantselei veebilehe külastamine

Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed

  • kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress),
  • kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga,
  • külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta. Andmeid säilitatakse 1 aasta.

Isikuandmete edastamine teisele asutusele ja isikule

Peale eelpool nimetatud juhtude võib piiratud juurdepääsuga isikuandmeid edastada üksnes asutusele või isikule, kellel on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks kohus või kohtueelne menetleja) ja põhjendatud vajadus.

Õigus enda andmetega tutvuda. Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Kui isikuandmed ei ole avalikustatud veebilehel, on võimalik esitada andmete saamiseks taotlus. Võimalusel väljastatakse andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest. Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peab Riigikantselei veenduma taotleja isikusamasuses. Andmete väljastamise eest paberil on võimalik alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Taotlus jäetakse rahuldamata, kui selle rahuldamine võib

  • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
  • takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
  • raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
  • ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist.

Riigikantselei toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

Vabariigi Valitsuse korraldus. Vabariigi Valitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid

Isikuandmeid sisaldab korraldus, millega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (näiteks korraldus Eesti kodakondsuse andmise või Eesti kodakondsusest vabastamise kohta).

Vabariigi Valitsusele esitatakse otsustamiseks korralduse eelnõu ja seletuskiri ning vajadusel muud otsustamiseks vajalikud dokumendid (alusdokumendid). Alusdokumendid edastab Riigikantseleile need ette valmistanud ministeerium. Kui tegemist on korraldusega, mis sisaldab isikuandmeid, sisalduvad isikuandmed üldjuhul ka selle korralduse alusdokumentides.

Vabariigi Valitsuse korraldus edastatakse teadmiseks ja vajadusel toimingute tegemiseks asjaomasele asutusele (näiteks Eesti kodakondsuse andmise või Eesti kodakondsusest vabastamise puhul Siseministeeriumile ning Politsei- ja Piirivalveametile). Isikule, keda korraldus puudutab, teeb selle teatavaks korralduses märgitud asutus.

Dokumendiregistris kuvatakse korralduse registriandmed. Korraldustele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata, avaldamisele kuuluvad korraldused, ka juhul, kui need sisaldavad isikuandmeid, edastatakse avaldamiseks Riigi Teatajas.

Isikuandmeid võib erandjuhul sisaldada ka muu Vabariigi Valitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatav dokument (näiteks määruse või istungi protokolli märgitava otsuse eelnõu juurde kuuluv seletuskiri ja vajadusel muud otsustamiseks vajalikud dokumendid ning valitsuskabineti nõupidamise dokumendid).

Kui valitsusele esitatud dokument sisaldab isikuandmeid, millele avaliku juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestab alusdokumendi ette valmistanud ministeerium sellele juurdepääsupiirangu. Valitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumentidele, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, võimaldatakse juurdepääs valitsuse liikmetele ja riigiasutuste ametnikele, kes on seotud valitsuse otsuste ettevalmistamisega.

Ministeeriumid edastavad Riigikantseleile Vabariigi Valitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid Riigikantselei hallatava Eelnõude infosüsteemi EIS-i kaudu. Valitsusele esitamisele eelneb eelnõu kooskõlastamine teiste ministeeriumidega ja vajadusel avalik konsultatsioon. Kooskõlastamisele esitatavad eelnõud ja kooskõlastuskirjad registreeritakse ja tehakse kättesaadavaks samuti EIS-s. Kooskõlastamisel oleva eelnõu kohta, kui sellele ei ole juurdepääsu piiratud, saavad kõik isikud lisada avaliku kommentaari. Kommentaar ja selle esitaja nimi on avalikud ja kuvatakse veebis. Juurdepääsupiiranguga dokumentidele avalikku juurdepääsu EIS-s ei võimaldata. Kui EIS-s registreeritud eelnõu või sellega seotud dokumendi kohta esitatakse teabenõue, on vastamise kohustus eelnõu EIS-s registreerinud ministeeriumil. Avalikul konsultatsioonil oleva eelnõu kohta saavad arvamuse anda kõik isikud osalusveebis. Arvamus ja selle esitaja nimi on avalikud ja kuvatakse veebis.

Riigikantseleisse saabunud valitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid registreeritakse Riigikantselei dokumendiregistris. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavatele alusdokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata.

Rahvusarhiiv on hinnanud Vabariigi Valitsuse korraldused ning Vabariigi Valitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid arhiiviväärtusega dokumentideks. Selliseid dokumente säilitatakse alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni. 

EIS ja osalusveeb esitatakse samuti Rahvusarhiivile hindamiseks, st. otsustamiseks, kas ja milliseid infosüsteemides olevaid dokumente ja andmeid (sealhulgas eelnõud, kooskõlastuskirjad, avalikud kommentaarid ja arvamused) tuleb säilitada alatiselt ja anda üle Rahvusarhiivi. Kuni otsuse tegemiseni Rahvusarhiivi poolt hoitakse dokumente ja andmeid infosüsteemides ja need ei kuulu hävitamisele.

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Isikuandmeid (näiteks nimi ja kontaktandmed, isikuga seotud probleemi kirjeldamine vms) sisaldavad kõik füüsiliste isikute esitatud selgitustaotlused, märgukirjad ja teabenõuded (pöördumised). Samuti võib isikuandmeid sisaldada muult asutuselt saabunud kiri (näiteks koopia vastusest isiku pöördumisele).

Isikuandmed on vajalikud kirjale vastamiseks või pädevale asutusele edastamiseks.

Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse see vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitatakse saatjat.
Kiri registreeritakse Riigikantselei dokumendiregistris.

Kui kiri sisaldab teavet, mis võib kahjustada oluliselt isiku eraelu puutumatust (näiteks isikuga seotud probleemi kirjeldamine, isiku kontaktandmed) või muid andmeid, millele juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestatakse sellele juurdepääsupiirang. Teiselt asutuselt saabunud kirjale kehtestab vajadusel juurdepääsupiirangu kirja saatja.

Kui pöördumises on märgitud, et tegemist on avaliku kirjaga, avalikustatakse see dokumendiregistris koos saatja nime ja kontaktandmetega, juhul kui need kirjas sisalduvad.

Vabariigi Valitsusele ja peaministrile adresseeritud pöördumistele on Rahvusarhiiv andnud arhiiviväärtuse ja need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui kirjale on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv neile juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni. 

Riigikantseleile adresseeritud pöördumised säilitatakse 5 aastat nende Riigikantseleisse saabumisest, misjärel dokumendid hävitatakse.

Kandideerimine avaliku teenistuse tippjuhiks või Riigikantselei ametikohale. Muud konkursid

Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave).

Kandideerimisega seotud kirjavahetus registreeritakse Riigikantselei dokumendiregistris. Dokumendiregistris kuvatakse dokumentide registriandmed, dokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Kõik isiku kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese osalemise kohta konkursil. Teave kandidaadi ametisse nimetamise kohta on avalik. Samuti on avalik tippjuhtide valikukomisjoni lõppotsus kantsleri kandidaadi sobivuse kohta. Otsus avaldatakse Riigikantselei veebilehel.

Muu konkursi (näiteks stipendiumikonkurss Eesti riigijuhtide tegevuse uurijatele) korral ei kuulu samuti teave isiku osalemise kohta konkursil avalikustamisele, v.a positiivse otsuse korral. Riigikantseleis võimaldatakse kandideerija dokumentidele juurdepääs ametnikele ja isikutele, kes on seotud konkursi otsustusprotsessiga.

Avaliku teenistuse tippjuhiks kandideerimisega seotud dokumentidele ning stipendiumikonkursi dokumentidele on Rahvusarhiiv andnud arhiiviväärtuse ja need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Juurdepääsupiiranguga dokumentidele ei võimalda Rahvusarhiiv juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni. 

 

Viimati uuendatud: 1. märts 2017