Paberivaba asjaajamise laialdase leviku tõttu tuleb korraldada digitaaldokumentide pikaajaline säilitamine. Selleks lühendatakse arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmise tähtaega seniselt kahekümnelt aastalt kümnele aastale ning kohustatakse koostama digitaaldokumendid arhiivipüsivas vormingus.
Tänaseks on elektrooniline dokumendivahetus edukalt juurutatud - sellele on läinud üle kõik ministeeriumid ja maavalitsused ning pea kõik ametid ja inspektsioonid Vabatahtlikult on elektroonilise dokumendivahetuse juurutanud Vabariigi Presidendi Kantselei, Riigikogu Kantselei, Õiguskantsleri Kantselei ja Riigikontroll, 157 kohaliku omavalitsuse asutust jt. Kokku on dokumendivahetuskeskusega liitunud 512 asutust.
Digitaaldokumentide pikaajalise säilitamise tagamiseks kiitis valitsus täna heaks Riigikantseleis ettevalmistatud uue arhiiviseaduse ning asjaajamiskorra ühtsete aluste muutmise.
Arhiiviseadusega lühendatakse arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmise tähtaega seniselt kahekümnelt aastalt kümnele aastale. Muudatus on vajalik, sest digitaalse teabe säilimist ohustavad mitmed tegurid: näiteks riist- ja tarkvara vananemine, s.h failivormingute kasutuselt kadumine ja IT-süsteemide väljavahetamine. Uuringud on näidanud, et sellised protsessid leiavad aset keskmiselt kord kümne-viieteistkümne aasta jooksul.
Avalikke ülesandeid täitvad asutused ja isikud annavad valitsuse heakskiidu saanud seaduse järgi arhiiviväärtusega dokumendid Rahvusarhiivile üle siis, kui neid enam ei vajata oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat peale dokumendi loomist.
Asjaajamiskorra ühtsed alused kohustavad koostama pika säilitustähtajaga (üle 10-aastase) digitaaldokumendid arhiivipüsivas vormingus.
Kehtivate õigusaktide kohaselt on Rahvusarhiivil kohustus säilitada vaid arhiiviväärtusega dokumente. Samas tekib dokumente, millele arhiiviväärtust ei anta, kuid mida asutustel tuleb vastavalt õigusaktidele pikaaegselt (75 aastat ja kauemgi) alles hoida.
Paberdokumentide pikaajaliseks säilitamiseks on asutused rajanud ressursimahukaid hoidlaid, mida digitaaldokumentide puhul tuleks vältida. Asjaajamiskorra ühtsete aluste muutmisega antakse riigiasutustele võimalus säilitada arhiiviväärtuseta, kuid pikaajalise säilitustähtajaga, digitaaldokumente Rahvusarhiivis.
Tsentraalne digitaaldokumentide säilitamine on riigile märksa säästlikum, Rahvusarhiivil on nii digitaaldokumentide säilitamise tehnoloogiline baas kui ka digitaalarhiivinduslik kompetents, mille kasutamine võimaldab asutustel ressursse kokku hoida.
Arhiiviseaduses on sätestatud ka Rahvusarhiivi üleminek Riigikantselei haldusalast Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalasse. Muudatusega tagatakse Rahvusarhiivile tugevam side Haridus- ja Teadusministeeriumiga teadusuuringute ja publitseerimise valdkonnas. Riigikantselei keskendub Vabariigi Valitsuse ja peaministri toetamisele poliitika kujundamisel ja elluviimisel.
Uus arhiiviseadus jõustub eelnõu järgi 1. jaanuaril 2012.
Kristiina Tiimus
Riigikantselei
693 5605
[email protected]