Isikuandmete töötlemine Riigikantseleis

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Riigikantseleis ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

Isikuandmed ja nende töötlemine

Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas andmete kogumine, salvestamine, korrastamine, muutmine, kasutamine, avalikustamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine, päringute ja väljavõtete tegemine, edastamine, kustutamine, säilitamine.

Isikuandmeteks on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava isiku kohta. Isikuandmeteks on näiteks isiku:

  • nimi
  • aadress
  • e-posti aadress
  • telefoninumber
  • IP aadress
  • veebilehel küpsistega kogutav info

Lisaks terviseandmed, andmed seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta, geneetilised ja bioloogilised andmed jms.

Minu andmed ja õigused

Riigikantselei rakendab kõikide Riigikantseleis töödeldavate isikuandmete kaitsmiseks asjakohaseid organisatsioonilisi, tehnilisi ja füüsilisi meetmeid. Riigikantselei ei töötle, sh ei edasta Teie isikuandmeid väljaspool Euroopa Liitu/Euroopa Majanduspiirkonda (EL/EMP).

Teil on õigus saada infot, kas Riigikantselei töötleb Teie isikuandmeid ning õigus tutvuda Teie kohta kogutud andmetega. Riigikantseleil on õigus Teie pöördumise lahendamisel veenduda Teie isikusamasuses.

Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist, esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemise suhtes ja taotleda isikuandmete kustutamist. Selline õigus ei kohaldu, kui isikuandmeid, mida palutakse kustutada, on kohustuslik säilitada seaduse alusel. Juhul kui isikuandmete töötlemine toimub teie nõusoleku alusel, siis on teil alati võimalik võtta nõusolek tagasi. Teil on õigus piirata ka oma isikuandmete töötlemist juhul, kui isikuandmete töötlemine ei toimu seaduslikul alusel.

Riigikantselei võib keelduda Teie taotlust täitmast juhul, kui see võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist, raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses või ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Teie isikuandmete töötlemisega seotud pöördumisele vastame esimesel võimalusel. Riigikantseleil on õigus küsida vajadusel täpsustusi pöördumise kohta. Keeruliste ja mahukate taotluste korral võib ühekuulist tähtaega pikendada kuni kahe kuu võrra. Juhul, kui andmeid töötleb teine asutus, edastab Riigikantselei taotluse vastavale asutusele vastamiseks, Teid sellest teavitades.

Isikuandmete töötlemine

Riigikantselei töötleb vajaduse korral isikuandmeid Riigikantseleile seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks ning vastavalt Riigikantselei põhimääruses sätestatule. Riigikantselei töötleb isikuandmeid üksnes ulatuses, milles see on Riigikantseleile pandud ülesannete täitmiseks vajalik.

Riigikantseleis töötleb isikuandmeid vaid Riigikantselei põhiülesannete täitmiseks kohustatud ametnik või töötaja (teenistuja). Juhul, kui Riigikantselei teenistuja teeb ülesannete täitmiseks päringuid registritesse, siis tehtavad päringud logitakse ning logifaile kontrollitakse regulaarselt.

Riigikantselei külastamisel

Riigikantselei külastamise korral Teie külastus registreeritakse, mille jaoks kogutakse mh Teie isiku tuvastamiseks vajalikke andmeid. Riigikantselei kogub andmeid külastajate kohta Riigikantselei teenistujate turvalisuse ja Riigikantselei vara kaitsmise eesmärgil.

Riigikantselei säilitab andmeid külastaja kohta ühe kuu jooksul alates Riigikantselei külastamisest.

Hankemenetluse käigus

Riigikantselei töötleb isikuandmeid hankemenetluse käigus ulatuses, milles see on vajalik riigihanke ette valmistamiseks (sh infopäevadel kohaoleku registreerimiseks ja helisalvestiste tegemiseks), läbi viimiseks ja hankelepingu sõlmimiseks. Sõltuvalt hankemenetlusest võib hankemenetluse raames olla nõutav pakkujate meeskonna liikmete CV-de või teiste hankes nõutud isikuandmete esitamine. Hankemenetluses isikuandmete töötlemine toimub hankelepingu ette valmistamise eesmärgil.

Riigikantselei edastab isikuandmeid riigihangete registrisse osas, milles see on vajalik pakkujate (sh pakkuja esindaja või füüsilisest isikust pakkuja) lisamiseks hankemenetluse juurde juhul, kui hange viiakse läbi riigihangete registris.

Riigikantselei säilitab hankemenetluse käigus kogutud andmeid.

Riigikantselei töötleb Teie isikuandmeid, kui esitate Riigikantseleile teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja või muu pöördumise. Riigikantselei töötleb Teie isikuandmeid ka juhul, kui Teie pöördumise edastab Riigikantseleile vastamiseks muu asutus. Riigikantselei kasutab Teie pöördumises toodud isikuandmeid Teie pöördumisele vastamiseks.

Riigikantseleisse saabunud pöördumised on nähtavad Riigikantselei avalikus dokumendiregistris, kus kuvatakse pöördumise Riigikantseleisse saabumise kuupäev, pöördumise liik, dokumendi registreerimisnumber jt avalikku dokumendiregistrisse kantavad andmed. Pöördumise sisu ega muid isikuandmeid avalikus dokumendiregistris ei kuvata. Teie eraeluliste andmete kaitsmiseks kuvatakse Teie nimi avalikus dokumendiregistris initsiaalidena.

Juhul, kui Riigikantselei peab Teie pöördumisele vastamiseks tegema järelepärimisi mõnda teise asutusse või andmekogusse, avaldatakse Teie pöördumises märgitud isikuandmeid üksnes järelepärimise täitmiseks vajalikus mahus.

Selgitustaotluse, märgukirja ja teabenõude puhul, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastab Riigikantselei Teie pöördumise õigele adressaadile, teavitades Teid sellest.

Pöördumisele vastamiseks kasutame üldreeglina krüpteerimata e-posti. Tundlike või eriliiki isikuandmeid sisaldavate vastuste saatmiseks võime kasutada krüpteeritud e-posti.

Füüsiliste isikutega peetavale kirjavahetusele kehtestatakse juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduses sätestatud korras. Teiselt asutuselt saabunud pöördumisele kehtestab vajadusel juurdepääsupiirangu kirja saatja.

Juhul kui Teiega peetud kirjavahetusega soovib tutvuda kolmas isik  (näiteks teabenõude alusel), selgitab Riigikantselei esmalt välja nõude esitanud isiku õiguse teabega tutvuda, samuti selle, kas teabenõudes märgitud dokumenti saab osaliselt või täielikult väljastada. Isikuandmed (näiteks (e-)posti aadress või telefoninumber, pöördumise sisuosas toodud isikuandmed) kaetakse teabenõude täitmisel kinni, muus osas sõltub pöördumise avaldamine dokumendi sisust.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab Riigikantselei dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Juhul kui pöördumine tehakse juriidilise isiku, riigiasutuse või kohaliku omavalitsuse asutuse nimel, tuleb pöördumises kasutada vaid tööalaseid kontaktandmeid. Need kontaktandmed on nähtavad Riigikantselei dokumendiregistris.

Juhul kui pöördumises on märgitud, et tegemist on avaliku kirjaga, avalikustatakse pöördumine dokumendiregistris koos saatja nime ja kontaktandmetega juhul, kui need kirjas sisalduvad.

Riigikantseleile adresseeritud pöördumisi, välja arvatud arhiiviväärtusega pöördumisi, säilitatakse 5 aastat alates nende Riigikantseleisse saabumisest, misjärel dokumendid hävitatakse.

Vabariigi Valitsusele ja peaministrile adresseeritud pöördumistele on Rahvusarhiiv andnud arhiiviväärtuse ja need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui pöördumisele on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv neile juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni.

Isikuandmeid sisaldab korraldus, millega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (näiteks korraldus Eesti kodakondsuse andmise või Eesti kodakondsusest vabastamise kohta).

Vabariigi Valitsusele esitatakse otsustamiseks korralduse eelnõu ja seletuskiri ning vajadusel muud otsustamiseks vajalikud dokumendid (alusdokumendid). Alusdokumendid edastab Riigikantseleile need ette valmistanud ministeerium. Kui tegemist on korraldusega, mis sisaldab isikuandmeid, sisalduvad isikuandmed üldjuhul ka selle korralduse alusdokumentides.

Vabariigi Valitsuse korraldus edastatakse teadmiseks ja vajadusel toimingute tegemiseks asjaomasele asutusele. Isikule, keda korraldus puudutab, teeb selle teatavaks korralduses märgitud asutus.

Riigikantselei dokumendiregistris kuvatakse andmed korralduse registreerimise kohta. Korraldustele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata.

Juhul, kui korraldus tuleb seadusest tulenevalt Riigi Teatajas avaldada,  k.a. juhul, kui korraldus sisaldab isikuandmeid, edastatakse korraldus avaldamiseks Riigi Teatajasse.

Isikuandmeid võib erandjuhul sisaldada ka muu Vabariigi Valitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatav dokument (näiteks määruse või istungi protokolli märgitava otsuse eelnõu juurde kuuluv seletuskiri ja vajadusel muud otsustamiseks vajalikud dokumendid ning valitsuskabineti nõupidamise dokumendid).

Riigikantseleisse saabunud Vabariigi Valitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid registreeritakse Riigikantselei dokumendiregistris. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavatele alusdokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata.

Kui valitsusele esitatud dokument sisaldab isikuandmeid, millele avaliku juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestab alusdokumendi ette valmistanud ministeerium sellele juurdepääsupiirangu. Valitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumentidele, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, võimaldatakse juurdepääs valitsuse liikmetele ja riigiasutuste ametnikele, kes on seotud valitsuse otsuste ettevalmistamisega.

Ministeeriumid edastavad Vabariigi Valitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid Riigikantselei hallatava Eelnõude infosüsteemi EIS-i kaudu. Vabariigi Valitsusele dokumentide esitamisele eelneb eelnõu kooskõlastamine teiste ministeeriumidega ja vajadusel avalik konsultatsioon. Kooskõlastamisele esitatavad eelnõud ja kooskõlastuskirjad registreeritakse ja tehakse kättesaadavaks samuti EIS-s.

Kooskõlastamisel oleva eelnõu kohta, kui sellele ei ole juurdepääsu piiratud, saavad kõik isikud lisada avaliku kommentaari EIS-is. Kommentaar ja selle esitaja nimi on avalikud ja kuvatakse veebis.

Juurdepääsupiiranguga dokumentidele avalikku juurdepääsu EIS-s ei võimaldata. Kui EIS-s registreeritud eelnõu või sellega seotud dokumendi kohta esitatakse teabenõue, on teabenõudele vastamise kohustus eelnõu EIS-s registreerinud ministeeriumil.

Avalikul konsultatsioonil oleva eelnõu kohta saavad arvamuse anda kõik isikud osalusveebis. Arvamus ja selle esitaja nimi on avalikud ja kuvatakse veebis.

Rahvusarhiiv on hinnanud Vabariigi Valitsuse korraldused ning Vabariigi Valitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid arhiiviväärtusega dokumentideks. Selliseid dokumente säilitatakse alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni.

EIS ja osalusveeb esitatakse samuti Rahvusarhiivile hindamiseks, st. otsustamiseks, kas ja milliseid infosüsteemides olevaid dokumente ja andmeid (sealhulgas eelnõud, kooskõlastuskirjad, avalikud kommentaarid ja arvamused) tuleb säilitada alatiselt ja anda üle Rahvusarhiivi. Kuni otsuse tegemiseni Rahvusarhiivi poolt hoitakse dokumente ja andmeid infosüsteemides ja need ei kuulu hävitamisele.

Riigikantselei teenistujad või praktikal viibivad isikud

Riigikantseleisse praktikale või tööle kandideerimise ning tööle vormistamisega seotud dokumendid (nt avaldus, CV, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave jm dokumendid) sisaldavad isikuandmeid. Riigikantselei kogub värbamisel üksnes andmeid, mille kogumise kohustus või õigus tuleneb seadusest. Riigikantselei eeldab nõusolekut kandidaadi poolt soovitajatena märgitud isikutega suhtlemiseks. Juurdepääs kandideerimisdokumentidele on värbamisprotsessis osalevatel isikutel ja personalitöötajatel.

Värbamisprotsessis, teenistus- või töösuhtes esitatud dokumendid ja andmed on juurdepääsupiiranguga info, mida kolmandatele isikutele ei avaldata, v.a seaduses sätestatud juhtudel.

Riigikantselei töötleb teenistuja ja praktikandi isikuandmeid nii vähe kui võimalik ega hoia neid kauem, kui töötlemiseks on vaja.

Riigikantselei säilitab värbamisprotsessis kogutud dokumente järgmistel eesmärkidel ja tähtaegadel:

  • värbamisprotsessis võimalike tekkivate õigusvaidluste lahendamiseks kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
  • paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);
  • kandidaadi nõusolekul tuleviku värbamiskonkurssidel osalemise ettepaneku tegemiseks;
  • ametniku, töötaja või praktikandi isikuandmeid lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks (kuni 10 aastat).

Avaliku teenistuse tippjuhiks kandideerijad

Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave). Tippjuhtide värbamisel kogutakse üksnes andmeid, mille kogumise kohustus või õigus tuleneb seadusest. Riigikantselei eeldab nõusolekut kandidaadi poolt soovitajatena märgitud isikutega suhtlemiseks.

Kandideerimisega seotud kirjavahetus registreeritakse Riigikantselei dokumendiregistris. Dokumendiregistris kuvatakse dokumentide registriandmed, dokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Kõik isiku kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Avalikustamisele ei kuulu teave kandidaadi osalemise kohta konkursil, kuid teave kandidaadi ametisse nimetamise kohta on avalik. Samuti on avalik tippjuhtide valikukomisjoni lõppotsus kantsleri kandidaadi sobivuse kohta. Otsus avaldatakse Riigikantselei veebilehel.

Riigikantseleis võimaldatakse kandideerija dokumentidele juurdepääs üksnes ametnikele ja isikutele, kes on seotud konkursi otsustusprotsessiga.

Muu konkursi (näiteks stipendiumikonkursi, juhtimistalentide programmis osalemise, Newton programmis osalemise) korral ei kuulu samuti teave isiku osalemise kohta konkursil avalikustamisele, v.a positiivse otsuse korral.

Avaliku teenistuse tippjuhiks kandideerimisega seotud dokumentidele on Rahvusarhiiv andnud arhiiviväärtuse ja need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Juurdepääsupiiranguga dokumentidele ei võimalda Rahvusarhiiv juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni.

Muu konkursi raames kandideerimisega seotud dokumente säilitatakse.

riigikantselei.ee ja valitsus.ee

Riigikantselei kogub oma avalike veebikeskkondade puhul automaatselt külastajate kohta infot, mis salvestatakse logifailides. See info võib sisaldada kasutaja IP-aadressi, asukohta, külastamise aega, kasutatava veebilehitseja tüüpi, infot operatsioonisüsteemi kohta, lehekülgede külastamise ajalugu, tehnilised andmed, näiteks andmed kasutatavate pluginate kohta (Flash, Java jt).

Üldjuhul töötleb Riigikantselei veebilehtede külastajate andmeid isikustamata kujul.

Riigikantselei kasutab veebilehekülgede kaudu kogutavat teavet oma veebilehekülgede arendamiseks. Samuti võib olla vajalik kasutada pöörduja IP-aadressi Riigikantselei serveris probleemide väljaselgitamiseks, veebilehe haldamiseks, trendide analüüsimiseks ja lehe külastajate tegevusest ülevaate saamiseks.

Riigikantselei veebikeskkonnas on kasutusel ka nn küpsised (inglise keeles cookies).

Riigikantselei kasutab oma veebilehel ettevõtte Google Inc. pakutavat veebianalüüsi teenust Google Analytics, mis aitab koguda infot selle kohta, kuidas Riigikantselei veebilehti kasutatakse. Seda infot vajab Riigikantselei selleks, et parandada veebilehekülje kasutajasõbralikkust, näiteks, et veebileheküljelt oleks info kergemini leitav.

Google Analyticsi küpsised koguvad muu hulgas järgmisi andmeid: IP-aadress; veebilehe külastajate arv; pöördumise lähtekoht (riik); leheküljed, mida pöördujad vaatavad; ning aeg, kui kaua keegi on ühel või teisel leheküljel. Teave Riigikantselei veebilehe kasutamise kohta edastatakse Google’i serverisse ja salvestatakse seal. Teabe põhjal koostatakse üldisi ülevaateid veebilehekülje kasutuse kohta, milles kasutaja kohta isikustatud andmed puuduvad. Google’i privaatsusreeglitega saab tutvuda aadressil https://policies.google.com/privacy.

Kui Riigikantselei veebilehe kasutaja ei soovi, et tema kohta edastatakse eespool nimetatud andmed Google Analyticsile, on võimalik see keelata. Selleks tuleb alla laadida ja installeerida veebilehitsejale vastav lisavahend, mis on kättesaadav aadressil https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en.

Riigikantselei võib kasutada oma hallatavatel veebilehekülgedel lisaks Google Analyticsi teenusele ka teisi veebianalüüsi võimaldavaid teenuseid, näiteks teenust React&Share. Täpsemat infot React&Share teenuse privaatsussätete kohta saab lehelt https://www.reactandshare.com/privacy-policy.

Sotsiaalmeedia kanalid Facebook, Twitter ja LinkedIn

Riigikantselei kasutab teabe edastamisel sotsiaalmeedia kanaleid (Facebook, Twitter ja LinkedIn) vastavalt nimetatud teenusepakkujate andmekaitsetingimustega.

Riigikantselei kasutab oma veebilehel sotsiaalmeedia võrgustike Facebook, Twitter ja LinkedIn linke. Kui Riigikantselei veebilehte külastades klõpsata vastaval lingil, siis luuakse ühendus Facebooki Twitteri või LinkedIniga. Kui olete lingil klõpsamise ajal Facebooki, Twitterisse või LinkedIni sisse loginud, saab vastav teenusepakkuja seostada külastuse lingil klõpsanu kontoga ning veebilehekülje infot Teie kontol jagada. Et sellist andmete kogumist vältida, tuleb enne Riigikantselei veebilehel asuva Facebooki, Twitteri või LinkedIni lingi klõpsamist end vastavast sotsiaalmeedia kanalist välja logida või lingile mitte klõpsata.

Videoplatvorm Youtube

Riigikantselei kasutab teabe edastamisel Youtube’i videoplatvormi vastavalt nimetatud teenusepakkuja andmekaitsetingimustega.

Kui Riigikantselei veebilehte külastades klõpsata vastaval lingil, siis luuakse ühendus Youtube’iga. Kui olete lingil klõpsamise ajal Youtube’i kasutajana sisse loginud, saab Youtube seostada külastuse lingil klõpsanu kontoga. Et sellist andmete kogumist vältida, tuleb enne Riigikantselei veebilehel asuva Youtube’i lingi klõpsamist end sellest veebikeskkonnast välja logida või lingile mitte klõpsata.

Rikkumised

Kui Riigikantseleis toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu Teie õigustele ning vabadustele, siis võtab Riigikantselei kasutusele õigusaktides nõutud meetmed, esmajoones meetmed, mis võimaldavad rikkumise viivituseta lõpetada. Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitab Riigikantselei Teid sellest.

Riigikantselei

Kõikides küsimustes, mis on seotud Teie isikuandmete töötlemisega, saate pöörduda Riigikantselei poole.

Andmekaitse Inspektsioon

Juhul kui Te leiate, et Riigikantselei on  isikuandmete töötlemisel rikkunud Teie õigusi, võite pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole.

Viimati uuendatud 19.02.2021